 |
| Còn gọi là VÒNG LẶP KÍN trong quản lý công việc |
- Xác định mục tiêu: rõ ràng, ngắn hạn, dài hạn, làm việc này cho ai?
- Lập kế hoạch: 6 W
- Chính xác phải làm việc gì? (WHAT)
- Tại sao phải làm việc đó? Vì lợi ích của ai? (WHY)
- Xác định nguồn lực gồm: tài chính, nhân lực, vật lực, kỹ năng, kinh nghiệm --> Ai sẽ làm việc gì? (WHO)
- Cách làm: phương pháp tiếp cận, quy trình và kỹ thuật sử dụng (HOW)
- Khi nào bắt đầu và hoàn thành, và có thể là thời hạn cho từng điểm mốc quan trọng của dự án. (WHEN)
- Nơi thực hiện? (WHERE)
- Truyền đạt kế hoạch trong nội bộ nhóm: truyền đạt hai chiều, phải xác nhận bên nghe hiểu bên nói, bên nghe có thắc mắc phải được bên nói làm rõ
- Xây dựng và đặt ra chuẩn mực về kết quả công việc:
- Phải miêu tả một cách rõ ràng và tốt nhất để có thể đo lường được.
- Hãy hình dung về từng bước thực hiện công việc, gạch đầu dòng để đưa ra những chuẩn mực cần phải đạt được. Chuẩn mực phải thực tế và đo lường được thì mới có giá trị.
- Nêu ra tiêu chuẩn phấn đấu, mục tiêu phải mang tính thách thức, thúc đẩy tiến bộ năng lực nhân viên và các lợi ích mang tính kinh nghiệm mà bản thân nhân viên sẽ nhận được khi hoàn thành nhiệm vụ.
- Tạo động lực làm việc: các lý thuyết về động viên, khích lệ, tạo động lực, phần thưởng.
- Thu thập dữ liệu để đo lường tiến độ:
- Yếu cầu gửi báo cáo tiến độ, báo cáo thực trạng, báo cáo tồn tại(với mẫu báo cáo quy định chuẩn, quy định người và tần suất gửi báo cáo) bằng hình thức gửi email, điện thoại, hay họp trực tiếp.
- Cách tốt nhất là “đi cùng công việc” tức là tiếp xúc trực tiếp với sự việc, từ đó:
- Đưa ra các hướng dẫn dựa trên kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn của bạn
- Biết được các vấn đề và ý tưởng mới
- Biết được các kế hoạch của nhóm đang tiến hành ra sao
- Có thể tiến hành những điều chỉnh hay sửa chữa nhỏ để kế hoạch đi đúng hướng
- So sánh kết quả với chuẩn mực và mục tiêu: điều này sẽ dễ dàng nếu:
- Mục tiêu công việc được xác định rõ
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc phải rõ ràng và chính xác
- Đo lường kết quả chính xác
- Tần suất kiểm tra tùy theo từng trường hợp, chuẩn mực là không để xảy ra vấn đề nhưng cũng kô quá nhiều để mất thời gian kô cần thiết.
- Tiến hành điều chỉnh: Từ bước 6, chúng ta sẽ xác định được vấn đề và nguyên nhân của vấn đề.
- Chúng ta đang ở vị trí, mức độ nào?
- Chúng ta muốn đạt đến vị trí, mức độ nào?
- Làm cách nào để đạt đến đó?
6 YẾU TỐ THEN CHỐT TRONG MỘT CHỈ DẪN CÔNG VIỆC TỐT
CÁI
GÌ
|
AI
|
TẠI
SAO
|
NHƯ
THẾ NÀO
|
KHI
NÀO
|
Ở
ĐÂU
|
- Chỉ dẫn có nói rõ cần phải làm cái gì không?
- Chỉ dẫn có nói rõ những ai tham gia không?
- Chỉ dẫn có nói rõ tại sao cần phải làm không?
- Chỉ dẫn có nói rõ phải làm như thế nào không?
- Chỉ dẫn có nói rõ khi nào phải hoàn thành không?
- Chỉ dẫn có nói rõ phải làm ở đâu không?
Trích: Hoạch Định Và Kiểm Soát Công Việc - Mọi Việc Trong Tầm Tay - Bộ Sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân - Business Edge - Học Để Thành Công|Học Để Làm Giàu - Nhà Xuất Bản Trẻ
.jpg)