Hãy đưa ra ý kiến phản hồi trung
thực và thẳng thắn về vấn đề bạn đã quan sát được. Sự phản hồi sẽ tạo cơ hội
cho các bên trình bày quan điểm của mình và lắng nghe ý kiến của người khác.
Sau đây là những hướng dẫn khi sử dụng phương pháp phản hồi này:
- Đảm bảo rằng những yêu cầu công việc và các mục tiêu về hiệu suất làm việc phải rõ ràng. Cách duy nhất để kiểm chứng sự tồn tại của vấn đề về hiệu suất làm việc là xác định mức độ yêu cầu cũng như đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên dựa trên mức độ yêu cầu đó.
- Sau khi hoàn tất bước chuẩn đoán, xem như bạn đã có mọi chi tiết. Hãy cùng nhân viên xem lại những chi tiết đó. Đừng vội vàng đốt cháy giai đoạn hãy diễn giải vấn đề bằng những từ ngữ chung chung.
- Thông báo trước và xác định vấn đề cần quan tâm cho nhân viên. Ví dụ, đối với một người thường xuyên đi làm trễ bạn có thể nói: “Tôi muốn trao đổi với anh về giờ giấc làm việc vào ngày mai. Hãy chuẩn bị để thảo luận về thời gian bắt đầu làm việc của anh”.
- Khi đến ngày họp, hãy mô tả cách hành xử kém hiệu quả và tác động của nó đối với bạn và những người khác. Ví dụ: “Tháng vừa qua, anh đã nhiều lần đi làm trễ khoảng 30 phút. Tôi nhận thấy rằng anh đã bù đắp thời gian đi trễ đó bằng cách ở lại làm việc thêm hoặc làm việc suốt giờ ăn trưa, nhưng đó không phải là giải pháp cho vấn đề. Vì tính chất công việc của chúng ta là làm việc theo nhóm, nên việc có một người không bắt đầu công việc đúng giờ có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của tập thể”.
- Hãy xem xét bối cảnh của vấn đề: “Đây không phải là lần đầu tiên chúng ta đề cập đến vấn đề này. Theo ghi nhận của tôi thì chúng ta đã thảo luận vấn đề này hai lần. Tuy nhiên vấn đề vẫn tái diễn”.
- Hãy tập trung lắng nghe câu trả lời của nhân viên và hãy cởi mở với những gì nhân viên trình bày. Đừng bận tâm suy nghĩ về những điều bạn sẽ nói tiếp theo.
- Hãy đưa ra đề xuất hoặc yêu cầu, sau đó kiểm tra về sự thông hiểu. Ví dụ: “Tôi đề nghị anh nên sắp xếp lại công việc gia đình để có thể đi làm đúng giờ. Điều này sẽ giúp công việc của chúng ta dễ dàng hơn và giúp mọi người trong nhóm anh hài lòng hơn. Hơn nữa, tôi cũng không muốn nhắc lại vấn đề này thêm lần nào nữa”. Sau đó hãy kiểm tra xem nhân viên có hiểu yêu cầu của bạn không. Ví dụ: “Vậy anh đồng ý rằng anh sẽ có mặt ở nơi làm việc vào 8 giờ sáng mỗi ngày?”. Nếu cần thiết, hãy lập bảng cam kết theo nội dung cuộc họp, yêu cầu nhân viên ký và giữ một bản để tăng tinh thần trách nhiệm và sự nhất quán.
- Hãy lưu lại những gì đã được nói và bất kỳ sự nhất trí nào. Hãy kiểm tra để xác định liệu nhân viên có theo đúng sự nhất trí đó hay không.
Trích: Quản Lý Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Viên - Bộ sách Cẩm Nang Kinh Doanh Harvard| Các Giải Pháp Kinh Doanh Hiệu Quả Và Thực Tiễn Nhất - First News
.jpg)